7 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE IMPLEMENTAR LA ISO 9001
Seguramente ya hayas escuchado hablar de la ISO 9001 alguna vez. Se trata del sistema de gestión de calidad más importante del mundo.
Su implantación, que suele durar entre 4 y 15 meses, no es difícil aunque conlleva un esfuerzo para los responsables, y un compromiso de la Alta Dirección. Pero hacerlo aporta unos beneficios que pueden ser verdaderamente importantes para tu organización, tal y como miles de empresas han podido comprobar en sus ingresos. En este primer artículo dedicado a este importante sistema de gestión vamos a escanear los principales beneficios que obtienen las compañías que deciden implantarlo, así como los inconvenientes que no hay que dejar de tener en cuenta.
Antes de seguir con el tema, no olvides todo lo que ATM puede hacer por tu empresa
¿Qué es exactamente la ISO 9001?
La Organización Internacional de Normalización (ISO por sus siglas en inglés) es el desarrollador de normas internacionales voluntarias más grande del mundo. Sus estándares ofrecen soluciones y mejores prácticas para casi todos los tipos de tecnología y negocios,
ISO tiene el fin de ayudar a las empresas a aumentar su rendimiento al la vez que protegen a las personas y al planeta. Esto lo hace mediante un sistema de gestión que permite incluir mejores prácticas y soluciones en diversos ámbitos de la empresa, como el medio ambiente, la seguridad laboral, la protección de datos o la calidad.
En cuanto a calidad, la norma ISO 9001 es el estándar de Sistema de Gestión más reconocido del mundo. Su objetivo es ayudar a las organizaciones a aumentar la satisfacción de los clientes y otras partes interesadas. Esto lo logra mediante la implementación de un marco que garantiza una calidad constante en la provisión de bienes o servicios.
Este estándar se basa en varios principios de gestión de la calidad, entre los que se incluye tener un fuerte enfoque en el cliente y un impulso por la mejora continua.
Ventajas: por qué deberías tener el certificado de ISO 9001
Hay muchas razones que pueden convencer a una empresa o incluso una organización sin ánimo de lucro a certificarse en ISO 9001.
1- Ganar más licitaciones públicas y subvenciones
Entre la enorme lista de requisitos que suele tener un pliego de condiciones de un concurso público o una dotación, se encuentra la solvencia técnica de la empresa, para la cual en muchas ocasiones se exige un certificado ISO 9001 como requisito básico con el fin de demostrarla. Y cuando no se exige, se ofrece mayores puntos a las empresas que lo poseen frente a las que no. Hoy en día, una organización que tenga clientes en el sector público no puede permitirse operar sin este certificado si quiere mantenerse a flote en el futuro.
2- Mejorar nuestra credibilidad
A la hora de negociar con empresas que buscan nuevos proveedores, podemos utilizar nuestro certificado como una evidencia objetiva de que nuestros bienes o servicios son de calidad, y nos tomamos en serio la satisfacción del cliente.
3- Aumento de la confianza del cliente
Estudiar a fondo las necesidades de nuestros clientes y reducir los errores se traduce en una mayor satisfacción del cliente, lo que lleva a mantener una relación mas larga y, por tanto, un mayor retorno por cada cliente.
4- Mayor eficiencia operativa
Examinar nuestros procesos y estableciéndonos objetivos claros de mejora lleva en muchos casos a una reducción de los costes de operación. Por una parte, al documentar los procesos de la empresa, la comunicación interna mejora y los trabajadores pueden ahorrar tiempo al aprender cómo ejecutar determinadas tareas, ya que lo tienen documentado. Esto significa un importante ahorro de tiempo y de dinero para la organización
Por otra parte, al haber analizado los procesos relacionados con la calidad, detectamos en qué etapas se producen los fallos en la calidad del producto o servicio y, aplicando acciones correctoras, reducimos la tasa de fallos y de esta forma, ahorramos importantes cantidades de dinero.
5- Toma de decisiones mejorada
Junto al análisis interno de la empresa, otra de las tareas que conlleva el sistema de gestión es realizar un análisis del contexto externo. Esto permite detectar problemas ocultos o poco visibles a tiempo, lo que significa que puede tomar medidas rápidamente para prevenirlos o evitar los mismos errores en el futuro. Es muy común que las empresas, al no destinar tiempo a realizar este análisis, acaban «durmiéndose en los laureles» ante determinados eventos y problemáticas.
6- Mayor compromiso de los empleados
Al mejorar las comunicaciones internas, se asegura de que todos trabajen en una misma agenda. Involucrar a los empleados en el diseño de mejoras de procesos hace que se sientan más valorados e involucrados con el rendimiento de la empresa.
7- Una cultura de mejora continua
Este es uno de los grandes principios de ISO 9001. Implementar este sistema aporta algo muy bueno: identificar y aprovechar oportunidades de mejora, algo vital para renovarse, mantener un fuerte nivel competitivo y no quedarse atrás con el paso del tiempo en este mundo tan cambiante.
Desventajas ¿vale la pena el certificado ISO 9001?
Tener la certificación ISO 9001 ofrece más ventajas de las que podría pensar, pero también muchas desventajas, dependiendo de la empresa. Estos son los principales contras de la ISO 9001 a tener en cuenta
Poco conocida entre los consumidores
Generalmente, las certificaciones ISO suelen estar dirigidas al mercado B2B, donde una empresa en búsqueda proveedores de calidad o una Administración que haya abierto un concurso acude a esta certificación para asegurarse de que la empresa que escoja realmente cumpla con los estándares.
El consumidor final suele tener en cuenta otros sellos y certificados a la hora de seleccionar un producto o servicio, como el valor de la marca, reseñas o el propio precio
Mantenimiento de la certificación
Para mantener la certificación, la empresa debe de realizar una auditoría externa de revisión cada año. Esto obliga a la empresa a cumplir con el sistema y conlleva destinar dinero y recursos cada año a ser auditada (con la preparación que ello conlleva).
Este seguimiento asegura que cualquier empresa que tenga el certificado realmente se lo ha ganado y cumple con el sistema de gestión de calidad. Pero este modus operandi de la norma hace que la certificación sea menos accesible para empresas pequeñas y con recursos muy limitados.
Poco adaptada a las organizaciones de servicios
Esta norma nació con el fin de gestionar la calidad del producto. Conforme ISO 9001 comenzó a ser más exigida por compañías y administraciones, se fue comenzando a aplicar también a los servicios.
Pero este diseño inicial aplicado hacia el control de calidad del producto hace que sea más complicada su implantación para controlar los servicios. algunos requisitos aplicados en difícilmente.
Tediosa entre los trabajadores
Implantar la ISO 9001 conlleva un esfuerzo en las primeras etapas, antes de que el sistema «ruede solo». Esta certificación significa comprometerse con registrar todos los procesos de la empresa que tienen incidencia en su calidad, además de revisar periódicamente el grado de cumplimiento de los objetivos. Y ello puede resultar en una tarea tediosa para los trabajadores, especialmente cuando no se comprende el fin para el cual se realiza. Por eso son de gran importancia las sesiones de formación y sensibilización durante la implantación de la norma. El compromiso de los empleados puede suponer la diferencia entre lograr o no la certificación.
Hay pocos resultados a corto plazo
La implementación de los sistemas de gestión de calidad ISO 9001 lleva algún tiempo, y algunas organizaciones argumentan que la certificación no genera resultados. Sin embargo, debido a que el estándar ISO 9001 está destinado a ayudar a que su negocio mejore con el tiempo, es más probable que vea muchos resultados a largo plazo en lugar de a corto plazo.
Con esto, ya tienes una imagen más realista de lo que supone certificarse en el sistema de gestión de referencia mundial en calidad. En los próximos artículos veremos los pasos generales para implantar este sistema, sus costes económicos, y mucho más ¡Estate atent@!