Cómo hacer una memoria de sostenibilidad: guía paso a paso
Divulgar y comunicar los impactos y avances ambientales, sociales y de gobierno en tu empresa es un paso esencial en vuestra estrategia de Responsabilidad Social Corporativa. Nuestra asesoría se ha especializado en la redacción de memorias de sostenibilidad para ayudarte.
Imagina un documento que no solo cumple con la ley, sino que también te posiciona como una empresa líder, responsable y preparada para el futuro. Esa es la esencia de una memoria de sostenibilidad bien hecha. Si estás aquí, probablemente sabes que no basta con recopilar datos y darles formato bonito: necesitas una hoja de ruta clara, profesional y accionable. En esta guía, te mostramos cómo hacer una memoria de sostenibilidad paso a paso, basada en marcos reconocidos, experiencias reales y criterios que marcarán la diferencia entre un informe más y un documento con impacto.
¿Qué es una memoria de sostenibilidad y por qué es importante?
Una memoria de sostenibilidad es un informe corporativo que presenta el desempeño ambiental, social y de gobernanza (ESG) de una empresa. Su objetivo es informar a los grupos de interés sobre cómo la organización crea valor de forma responsable y sostenible a lo largo del tiempo.
Desde la entrada en vigor de la Directiva CSRD en la Unión Europea y la consolidación de marcos como GRI o SASB, este documento ha pasado de ser voluntario a obligatorio para muchas empresas. Además, se convierte en una herramienta estratégica para atraer inversión responsable, mejorar la reputación y fortalecer la confianza.
“La memoria de sostenibilidad es una de las grandes herramientas para implementar la sostenibilidad en el núcleo e imagen de las empresas”
Estándares y marcos de referencia del informe de memoria de sostenibilidad
Antes de redactar, es fundamental seleccionar el marco de reporte adecuado. Los principales son:
- GRI Memoria de sotenibilidad (Global Reporting Initiative): el más extendido internacionalmente. Está basado en principios de materialidad y transparencia.
- ESRS: Estándares Europeos de Reporte de Sostenibilidad, aplicables bajo la CSRD para empresas que operan en la UE.
- SASB: más enfocado en sectores específicos y en la relación entre sostenibilidad y resultados financieros.
- ISO 26000 y ODS (Objetivos de Desarrollo Sostenible): como referencias complementarias.
La elección depende de la ubicación, el sector y el tamaño de la empresa, así como del público objetivo de la memoria.
Perfil de la organización
Se describe el contexto de la empresa, donde se encuentra actualmente, su modelo de negocio, sus logros y certificaciones
Enfoque
Es la información que explica cómo la empresa aborda diferentes aspectos para proporcionar contexto y comprender su desempeño en áreas concretas.
Grupos de interés
Se describen los grupos de personas y entidades que tienen alguna relación con la empresa, tanto internos (trabajadores) como externos (proveedores, comunidades locales, etc)
Aspectos materiales
Se describe el desempeño de la empresa en cada aspecto material relevante: desde la igualdad de genero y conciliación laboral hasta los impactos ambientales generados y las medidas implantadas para gestionarlos.
Guía paso a paso para elaborar la memoria de sostenibilidad
El proceso de elaboración de una memoria de sostenibilidad representa un ejercicio riguroso de planificación, análisis y comunicación que requiere metodología, coherencia y alineación con marcos reconocidos internacionalmente. Esta sección presenta una hoja de ruta detallada, diseñada para guiar a las organizaciones en la construcción de un informe sólido, verificable y alineado con las expectativas de los grupos de interés, auditores, reguladores y el mercado en general.
Paso 0: Definir el marco del juego
Todo proceso de reporte debe partir de una base sólida: establecer con claridad el marco técnico y regulatorio que orientará el desarrollo de la memoria. Este paso permite alinear expectativas, delimitar el alcance y garantizar que el contenido final cumpla con los requisitos formales y estratégicos establecidos por la organización.
- Tipo de memoria: integrada con el informe financiero o independiente.
- Estándares y normativas: GRI, SASB, ESRS, normativa nacional.
- Alcance: ámbitos cubiertos (actividades, geografías, periodos, entidades legales).
- Periodicidad: anual, bianual, etc.
Paso 1: Preparar el proyecto
Esta fase es esencial para sentar las bases operativas del proceso. Involucra la conformación de un equipo multidisciplinar, la definición clara de roles y responsabilidades, y la planificación integral de actividades formativas y comunicacionales. Una preparación rigurosa garantiza que el proyecto avance con coherencia, que los flujos de información estén bien definidos y que los distintos actores internos comprendan tanto el alcance como los objetivos del informe.
- Equipo de trabajo: responsables internos, apoyo externo, patrocinador directivo.
- Plan de formación: sobre sostenibilidad, indicadores, marcos normativos.
- Calendario: fechas de consulta, recopilación de datos, redacción y validación.
- Plan de comunicación interna: flujo de información y herramientas colaborativas.
- Plan de comunicación externa: definición de canales, formatos y responsables.
Paso 2: Conectar con stakeholders
La credibilidad de una memoria de sostenibilidad depende en gran medida de la inclusión activa de los grupos de interés. Este paso busca integrar sus expectativas, preocupaciones y prioridades en el proceso de reporte, permitiendo que el documento final sea verdaderamente representativo y relevante. Involucrar a los stakeholders desde una perspectiva metodológica y documentada refuerza la transparencia y fortalece la legitimidad de la organización ante terceros.
- Identificación y priorización: mapeo de grupos internos y externos según influencia e impacto.
- Consulta estructurada: entrevistas, focus groups, encuestas, adaptadas a cada perfil.
- Documentación de la participación: evidencia formal de la inclusión de stakeholders.
Paso 3: Definir materialidad y validación
En esta etapa se determina qué temas son verdaderamente relevantes para la organización y sus grupos de interés. Se trata de filtrar, jerarquizar y justificar los contenidos que conformarán el núcleo de la memoria. El análisis de materialidad no solo es una exigencia técnica de marcos como GRI o ESRS, sino también una herramienta para focalizar los esfuerzos comunicacionales y operativos en lo que realmente importa.
- Lista de asuntos relevantes: se construye a partir de guías internacionales, benchmarking sectorial y aportes de los grupos de interés, incluyendo tanto aspectos tradicionales (cambio climático, derechos laborales) como específicos del modelo de negocio.
- Análisis de materialidad: se representa en una matriz que cruza la relevancia para los stakeholders con el impacto real o potencial en la organización. Se recomienda incluir una metodología clara para ponderar y validar resultados.
- Cobertura y omisiones: cada aspecto material debe ir acompañado de una descripción de su cobertura (total o parcial) y, si aplica, justificar cualquier omisión por razones de confidencialidad, falta de datos o irrelevancia estratégica.
- Validación por dirección: el respaldo institucional es imprescindible para dar legitimidad al informe. Este paso suele formalizarse mediante actas, comités internos o aprobación directa del órgano de gobierno.
Paso 4: Sistemas de datos e indicadores
Una vez definidos los temas materiales, es fundamental contar con sistemas robustos para la recopilación, seguimiento y análisis de los datos que sustentarán la memoria. Esta etapa busca asegurar que toda la información reportada sea trazable, verificable y alineada con criterios de calidad internacional. Es un paso técnico que requiere precisión y consistencia, ya que impacta directamente en la fiabilidad y credibilidad del informe.
- Implantar o ajustar sistemas de captura de datos: revisar los sistemas existentes y adaptarlos para recoger información de forma automatizada, descentralizada o segmentada según áreas funcionales.
- Diccionario de datos: documento de referencia que define qué mide cada indicador, cuáles son sus unidades, frecuencia de medición, fuentes primarias y responsables de actualización.
- Principios de calidad del dato: garantizar que la información recogida sea equilibrada (sin sesgos), comparable (con años anteriores o con el sector), precisa, oportuna y clara para terceros.
- KPIs y metas: cada tema material debe tener al menos un indicador asociado, con objetivos definidos a corto, medio o largo plazo. Esto permite transformar el informe en una herramienta de mejora continua y gestión estratégica.
Paso 5: Supervisar e iterar
La supervisión continua es vital para garantizar que el proceso de elaboración de la memoria mantenga su coherencia, calidad y alineación con los objetivos planteados desde el inicio. Este paso no debe verse como una etapa final, sino como un mecanismo transversal que permite corregir desviaciones, reforzar buenas prácticas y establecer un circuito de mejora continua. Involucra actividades de revisión interna periódica, toma de decisiones basada en evidencias y documentación rigurosa.
- Auditoría interna de datos: revisión sistemática de la consistencia, trazabilidad y exactitud de la información reportada. Puede incluir verificación cruzada entre fuentes, revisión de documentos soporte y simulacros de auditoría externa.
- Reuniones de seguimiento: encuentros periódicos con los responsables de cada área para analizar avances frente al cronograma, detectar bloqueos y redefinir prioridades si es necesario.
- Documentación de cambios: todo ajuste metodológico, modificación de indicadores, actualización de datos o redefinición de coberturas debe quedar debidamente registrado, con fecha, motivo y validación correspondiente. Esto fortalece la transparencia y facilita auditorías futuras.
Paso 6: Redacción y cierre del documento
Esta fase marca el momento en que toda la información recopilada y validada se convierte en un documento coherente y de alto valor comunicativo. La redacción no debe limitarse a compilar datos, sino a narrar la estrategia y el desempeño de la organización de manera clara, estructurada y comprensible para todos los públicos de interés.
- Estructura del informe: incluir introducción, modelo de negocio, análisis ESG, resultados, anexos técnicos y referencias normativas.
- Estilo y tono: lenguaje formal y preciso, pero accesible, alineado con la identidad corporativa.
- Revisión multidisciplinar: involucrar áreas legales, financieras, técnicas y de comunicación para asegurar consistencia y exactitud.
- Acta de aprobación final: validación formal por parte de la alta dirección o consejo, que otorga legitimidad al documento.
Paso 7: Comunicación y publicación
Una memoria de sostenibilidad solo cumple su función si se comunica de forma eficaz a los grupos de interés. La estrategia de difusión debe planificarse con antelación y adaptarse a diferentes canales y audiencias.
- Formatos: versiones digitales (PDF interactivo), micrositios web, landing pages y, si es necesario, ediciones impresas.
- Canales: web corporativa, correo electrónico, redes sociales, medios de comunicación y presentaciones en eventos sectoriales.
- Cronograma: alineado con hitos corporativos relevantes (p. ej., resultados anuales, asambleas de accionistas) para maximizar el impacto.
Paso 8: Preparar el siguiente ciclo
El ciclo de mejora continua se consolida tras la publicación. Evaluar el proceso permite fortalecer la calidad y eficiencia del próximo informe.
- Informe de lecciones aprendidas: recopilación de comentarios internos y externos, identificación de buenas prácticas y áreas de mejora.
- Backlog de mejoras: listado priorizado de ajustes a implementar en la siguiente edición.
- Cronograma de la siguiente memoria: planificación preliminar de fechas, recursos y responsables para iniciar con ventaja el próximo ciclo.
Errores comunes al realizar un informe de memoria de sostenibilidad y cómo evitarlos
Incluso con una metodología clara, muchas organizaciones caen en errores que restan valor a la memoria y ponen en riesgo su credibilidad. Identificarlos a tiempo permite prevenir fallos costosos y mejorar la calidad del informe.
- Omitir stakeholders clave: ignorar a clientes, proveedores o comunidades puede generar desconfianza y dejar fuera aspectos materiales importantes. La solución es aplicar un mapeo sistemático y documentar la priorización.
- Reportar sin trazabilidad: presentar datos sin fuentes verificables o sin registro del proceso de recopilación compromete la fiabilidad. Para evitarlo, se debe mantener un diccionario de datos actualizado y evidencias de respaldo.
- Falta de validación: omitir la aprobación de la dirección o no contar con actas formales debilita el informe frente a auditorías y revisores externos. Siempre es necesario un cierre institucional documentado.
- Publicación sin plan de comunicación: un informe poco difundido pierde impacto y no cumple su función estratégica. Se debe elaborar un plan multicanal que asegure la llegada del mensaje a cada grupo de interés.
- Tratar la memoria como puro diseño: priorizar la estética sobre el contenido puede llevar a un documento visualmente atractivo pero sin sustancia. El equilibrio adecuado es combinar claridad visual con información sólida y relevante.
¿Cuándo y por qué contratar una consultora de sostenibilidad?
En muchos casos, las organizaciones cuentan con voluntad y recursos internos, pero no con la experiencia técnica ni la visión externa necesarias para elaborar una memoria de sostenibilidad robusta y alineada con las mejores prácticas. Es aquí donde el acompañamiento de una consultora especializada puede marcar la diferencia.
Experiencia en marcos regulatorios: dominio de normativas internacionales (GRI, ESRS, SASB) y nacionales, lo que asegura que el informe cumpla con todos los requisitos legales y de mercado.
Facilitación objetiva del proceso: apoyo en la identificación de stakeholders, moderación de talleres y validación de materialidad desde una perspectiva imparcial.
Agilidad técnica y metodológica: capacidad para implantar sistemas de captura de datos, estructurar indicadores y establecer procesos de supervisión más eficientes.
Soporte en comunicación visual y narrativa: transformar datos complejos en mensajes claros, gráficos atractivos y un diseño coherente con la identidad corporativa.
Además, una consultora aporta valor añadido al acelerar tiempos de ejecución, reducir riesgos de errores en auditorías y garantizar que la memoria sea percibida como un documento de referencia y no solo de cumplimiento.
Somos tu asesoría experta en memorias de sostenibilidad
Si necesitas ayuda para redactar tu memoria de sostenibilidad, no lo dudes ni por un momento. Contacta con nosotros y nuestros técnicos se pondrán a tu disposición para acompañarte en la elaboración de tu reporte de sostenibilidad.
Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una memoria de sostenibilidad
¿Qué es una memoria de sostenibilidad y por qué es importante?
Lo que significa una memoria de sostenibilidad es un informe que documenta desempeño ambiental, social y de gobernanza de la empresa; es importante porque permite transparencia, mejora de reputación, cumplimiento normativo (como CSRD) y atraer inversión responsable.
¿Qué marcos de referencia puedo usar para elaborar la memoria?
Los marcos de referencia que puedes usar para elaborar la memoria incluyen GRI, ESRS, SASB, ISO 26000 y los Objetivos de Desarrollo Sostenible; elegir el adecuado depende del sector, tamaño de la empresa, ubicación y expectativas de tus grupos de interés.
¿Cómo definir los aspectos materiales en la memoria de sostenibilidad?
Definir los aspectos materiales implica identificar los temas más relevantes para tu empresa y stakeholders, priorizarlos según su impacto real o potencial, y luego validarlos institucionalmente para asegurar foco y coherencia en el informe.
¿Qué pasos debo seguir para preparar el proyecto de memoria de sostenibilidad?
Preparar el proyecto de memoria de sostenibilidad incluye conformar un equipo multidisciplinar, planificar responsabilidades, fijar calendario de actividades, formación interna y definir el plan de comunicación tanto interno como externo.
¿Cómo se puede asegurar la calidad de los datos y los indicadores (KPIs)?
Asegurar la calidad de los datos y los indicadores significa establecer sistemas de captura fiables, definir diccionario de datos claro, validar fuentes, garantizar trazabilidad y que los KPIs sean medibles, comparables y con metas definidas.
¿Qué errores comunes debo evitar al redactar una memoria de sostenibilidad?
Los errores comunes que debes evitar al redactar una memoria de sostenibilidad incluyen omitir grupos de interés importantes, reportar sin evidencia concreta, no validar los contenidos con la dirección, y priorizar diseño sobre sustancia.
¿Dónde puedo contratar una consultora experta para elaborar una memoria de sostenibilidad profesional?
Una consultora experta para elaborar una memoria de sostenibilidad profesional es ATM Natura, que acompaña desde el diagnóstico inicial, selección del marco, definición de indicadores, hasta redacción, validación y publicación del informe con coherencia, transparencia y rigor técnico.